É a mecânica mais silenciosa do Terceiro Setor, e ela se repete com regularidade quase previsível.
O contrato de gestão prevê um valor. O serviço é prestado integralmente. E o repasse chega atrasado, chega parcial — ou não chega.
A organização social não pode parar o hospital. Não pode fechar a unidade. Não pode dispensar a equipe de um dia para o outro sem interromper a assistência a pacientes reais. Então cobre com caixa próprio, atrasa fornecedor, renegocia o que dá, aperta onde é possível apertar.
Até que a conta estoure. E, quando estoura, ela chega em forma de reclamatória — contra a OS.
O ponto que precisa ficar claro para quem gere uma entidade: o atraso do repasse não transfere automaticamente a responsabilidade trabalhista ao ente público.
A OS é a empregadora. É ela quem figura no contrato de trabalho, quem consta nas guias, quem responde perante a Justiça do Trabalho. O desequilíbrio do contrato de gestão é uma relação entre a entidade e a Administração — e o trabalhador é terceiro em relação a ela.
Isso não significa que a Administração não possa responder. Significa que a responsabilização dela depende de um conjunto probatório que a OS precisa ter construído antes da reclamatória. E que quase nunca constrói.
O contingenciamento existe. A restrição orçamentária é real. O subfinanciamento crônico de determinados contratos de gestão é discutido publicamente e conhecido por quem opera no setor.
Nada disso, sozinho, tem valor probatório.
O que decide o processo não é o que aconteceu. É o que a entidade consegue demonstrar que aconteceu — e quando avisou.
Uma OS que atravessou dois anos de repasses atrasados sem produzir um único documento formal chega à audiência em posição idêntica à de uma OS que simplesmente não pagou o que devia. A distinção entre a gestão diligente e a gestão negligente, aos olhos do processo, é feita por papel.
1. Ofício protocolado a cada atraso de repasse. Com data de entrada, número de protocolo e via arquivada. Não e-mail solto para o gestor do contrato. Não conversa em reunião de acompanhamento. Não mensagem de aplicativo. Protocolo.
O ofício deve identificar a competência do repasse devido, o valor previsto no contrato de gestão, o valor efetivamente recebido, a data em que era devido e a data em que ingressou — se ingressou.
2. Demonstração do subfinanciamento. Planilha mensal comparando o custo real da operação com o valor repassado, discriminando folha, encargos, insumos, terceirizados e demais custos fixos. A planilha precisa ter consistência contábil suficiente para se sustentar em perícia — não é um resumo gerencial.
3. Comunicação formal do risco. Este é o documento mais importante e o menos produzido.
Trata-se de comunicar, de forma expressa e protocolada, que a insuficiência ou o atraso do repasse compromete a quitação das obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contratuais e civis da entidade — atingindo salários, encargos, fornecedores e toda a cadeia de pagamentos que sustenta a operação.
Vale a distinção, porque ela costuma travar a decisão interna: isso é comunicar, não é ameaçar. É o exercício regular do dever de informação da entidade ao parceiro público sobre a viabilidade da execução do objeto contratado.
4. Atas e relatórios de prestação de contas que registrem o desequilíbrio. E não o escondam para não criar atrito. A prestação de contas que apresenta a operação como estável enquanto a entidade cobre déficit com caixa próprio é um documento que, mais tarde, será usado contra ela.
5. Registro das decisões de gestão adotadas em razão do atraso. Ata de reunião de diretoria, deliberação do conselho, comunicação interna. Demonstra que a entidade não foi omissa diante do desequilíbrio.
O Supremo Tribunal Federal, ao fixar tese no Tema 1118 (RE 1.298.647), alterou de forma relevante a distribuição do ônus probatório na responsabilidade subsidiária da Administração Pública.
Um dos pontos centrais da tese: há comportamento negligente do ente público quando ele permanece inerte após notificação formal de descumprimento das obrigações trabalhistas. E a tese relaciona quem pode notificar — trabalhador, sindicato, Ministério do Trabalho, Ministério Público, Defensoria Pública — ou outro meio idôneo.
A lista não é fechada. E é essa abertura que confere relevância prática ao ofício protocolado.
A leitura é direta: sem notificação, não há inércia demonstrável. Sem inércia demonstrável, não há responsabilidade do ente público.
A OS que nunca oficiou nada entrega à Administração a defesa perfeita, e ela cabe em quatro palavras: eu não fui avisada.
E o resultado, depois do Tema 1118, é que o Estado sai do processo com facilidade — deixando a entidade sozinha com a integralidade da condenação.
Nenhum dos documentos descritos acima é complexo de produzir. A dificuldade não é técnica.
A OS não protocola porque teme desgastar a relação com o parceiro público. Porque a renovação do contrato está próxima. Porque o gestor da pasta é receptivo e "resolve na conversa". Porque protocolar parece um gesto de conflito em uma relação que se quer institucional.
O cálculo é compreensível e é errado.
Preserva-se o contrato de hoje e perde-se o processo de amanhã — que chega três anos depois, quando aquele contrato já acabou, o gestor da pasta já mudou, a diretoria já é outra e não há uma linha escrita registrando o que todos, à época, sabiam.
Vale registrar que a comunicação formal não precisa ser hostil. Ofício técnico, objetivo, sem adjetivação, endereçado ao órgão supervisor, é prática administrativa ordinária — e é assim que a Administração se comunica com a entidade quando a situação se inverte.
A pergunta que sempre surge: e quando a entidade já está há um ano sem protocolar nada?
Não se recupera o passado, mas se estanca o presente:
Documentar o atraso não é hostilidade com o parceiro público. É a única forma de o desequilíbrio existir juridicamente.
Enquanto o subfinanciamento circular apenas em reuniões, mensagens e conversas de corredor, ele é, para o processo, um fato que nunca ocorreu. A partir do primeiro protocolo, passa a ser prova.
A diferença entre as duas situações custa, hoje, o tempo de redigir um ofício por competência. Depois da citação, não custa mais nada — porque não há mais o que fazer.
Thiago Augusto Sierra Paulucci é sócio do NPC Advogados — OAB/SP 300.715.
Este conteúdo tem caráter meramente informativo e não constitui consulta ou parecer jurídico. Cada caso deve ser analisado individualmente por profissional habilitado.
Publicação em conformidade com o Provimento nº 205/2021 da OAB.
OAB/SP 300.715
Especialista em Direito Condominial e Imobiliário, atua no setor há mais de 15 anos assessorando síndicos e condomínios. Também responde pela gestão das áreas Trabalhista, voltada a empresas, e Terceiro Setor, com foco em organizações sociais.
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